Хотите советы по проведению успешных виртуальных мероприятий? В вашем почтовом ящике, каждую неделю .  

Внезапный переход к виртуальным мероприятиям создал множество проблем для планировщиков, особенно когда речь идет об управлении удаленными докладчиками. На самом деле, виртуальная среда мероприятия усложнила весь процесс выступления спикеров и управления ими как с точки зрения предоставления ценности посетителям, так и с точки зрения удовлетворения ожиданий спикеров. Но насколько сложно вовлечь спикера, когда речь идет о виртуальных мероприятиях? А что вы можете сделать, чтобы эффективно работать с вашими колонками?

Здесь мы выделяем шесть способов помочь вам. Давайте взглянем.

1) Совместное создание контента спикера  

Пока спикеры будут разрабатывать свой контент для вашего виртуального мероприятия, вам тоже нужно его увидеть. Возможно, спикеры не знают о тонких различиях между доставкой контента на личном мероприятии и доставкой контента вашим виртуальным посетителям. Дизайн сессий очень важен, если вы действительно собираетесь заинтересовать свою аудиторию.

Например, продолжительность концентрации внимания в Интернете намного короче, мы испытываем усталость от экрана — и, конечно же, спикер не может попросить делегатов выполнить упражнения «повернись к соседу и обсуди».

Некоторые спикеры будут выступать впервые и будут рады вашей помощи. Ваше совместное творчество может заключаться в том, чтобы попросить их уменьшить количество слайдов. Просмотрите их презентацию, если она у них есть, и узнайте, как вы можете помочь сделать контент более интерактивным и увлекательным.

Ожидания от виртуальных делегатов быстро растут с тех пор, как разразился Covid-19, и важно, чтобы ваши спикеры предоставляли контент, который имеет значение.

Веб-семинар по запросу: виртуальные мероприятия — 10 способов удержать внимание участников!

2) Объясните технологию          

Спикеры должны спрашивать вас о технологии, которую вы будете использовать. Если они этого не делают, это может быть признаком того, что они могут не понимать, что происходит на виртуальном мероприятии. Это само по себе является красным флажком и укажет, сколько виртуальных «рук» вам нужно будет делать.

Сообщите им, смогут ли они видеть ваших посетителей. Некоторые компании хотят, чтобы спикеры видели участников, другие — нет. В некоторых случаях это может быть решено за вас с помощью протоколов соответствия, в которых можно использовать только определенные технические платформы.

Все платформы для проведения мероприятий разные. Некоторые из них более продвинуты, чем другие, некоторые имеют лучшую защиту данных, чем другие, а некоторые более удобны для пользователя, чем другие. Важно, чтобы спикер понимал платформу. Позволяет ли им легко загружать свой контент? Есть ли в нем уже встроенные функции опроса и вопросов?

Связанное чтение: Выбор платформы для виртуальных мероприятий — как сделать это правильно!

Возможно, вы используете стек технологий для мероприятий, который вы сшили воедино. Это нормально, если вы знаете, что он делает и есть ли пробелы. Вы не можете объяснить спикеру, что он может сделать с технологией, без четкого понимания того, что будет делать технология, которую вы используете. Некоторые поставщики технологий для виртуальных мероприятий, такие как Eventsforce, предлагают дополнительную поддержку в рамках партнерских отношений с аудио- и видеокомпаниями , которые предоставляют всю техническую поддержку, в которой нуждаются удаленные докладчики, — от брифингов и подготовки презентаций до тестирования и репетиций, управления трансляциями, аренды студии, зеленых комнат для выступлений и т. д. .

3) Подчеркните важность времени    

Во время личного мероприятия спикеры могут растянуть время. Но в виртуальном мире это не так. Помните, что ваша виртуальная аудитория будет настраиваться, чтобы увидеть, что им нужно, как указано в вашей программе, и они будут ожидать, что вы придете вовремя.

Позволить времени убежать — большая ошибка. Вы должны контролировать время, а не подчиняться ему. Ведь вы делаете производство. Подумайте о телешоу, и вы поймете, почему время имеет решающее значение. Новости в 18:00 начинаются в 18:00 и каждый раз заканчиваются вовремя. Вы должны проявлять такое же пристальное внимание к деталям.

Если спикеры хотят включить вопросы и опрос в часть своей сессии, сообщите им, сколько времени для этого есть. Вам нужно дать время, чтобы вопрос был прочитан, чтобы участники ответили, а затем пришли результаты. Часто опросы проводятся очень быстро, что очень обидно. Предоставление достаточного времени для опроса даст вам большую отдачу. На виртуальном мероприятии #GMIDgoesvirtual в апреле 2020 года более 7000 делегатов проголосовали в опросе, и сессия по-прежнему соответствовала времени.

Только четко объясните своему спикеру, что сеанс заканчивается по программе и ни секундой позже.

4) Полностью проинструктируйте своих спикеров   

Некоторые ораторы привыкают к сложностям речи в виртуальном пространстве. Таким образом, чем больше вы можете предоставить им полезной информации о выступающих, тем лучше.

Для этого важно, чтобы вы повторили то, о чем вы уже договорились с ними. Убедитесь, что вы охватили все основы, как и для личного мероприятия, но также четко определили мероприятия по участию аудитории, которые возможны или невозможны.

Сообщите им, что на самом деле означает обсуждение с участниками. Будут ли они говорить и быть услышанными, или они будут говорить, отправляя онлайн-вопрос или комментарий?

Вы можете предоставить несколько снимков экрана с платформой, которую будет использовать спикер, чтобы облегчить ему знакомство. Сообщите им, что делать в случае, если их соединение прервется. Кому они звонят и какой номер набирают? Помните, что мероприятие будет проходить в прямом эфире, поэтому вам нужно без лишней суеты вернуть их в нужное русло.

От вас зависит, какой объем брифинга вы предоставите. Но с виртуальными событиями золотое правило заключается в том, что вы должны предоставить как можно больше деталей. Расслабьте своих спикеров, потому что это сложнее, чем на личном мероприятии.

5) Настаивайте на репетициях          

При работе с удаленными спикерами дайте понять, что вы будете проводить репетицию (репетиции), прежде чем выступить в прямом эфире. И дайте понять, что репетиция не подлежит обсуждению — там должны быть спикеры. Виртуальные мероприятия требуют большего внимания к деталям, поэтому репетиции играют жизненно важную роль в успехе вашего мероприятия.

Ваши спикеры, ведущий, техническая команда и все остальные, играющие роль, должны знать, что и когда делать. Они также должны знать, что делать, если что-то пойдет не так. И они будут.

Пройдитесь по порядку сверху вниз. Не совершайте роковой ошибки, просто рассказывая о том, что будет происходить. Этого не достаточно. Вам нужно все репетировать. Затем вы можете решить, где проблемы. Вы можете узнать, что работает хорошо, а что нет. Это позволяет вам приспособиться, чтобы улучшить живое производство.

Как ваши динамики выглядят в кадре, где они расположены и какой фон они используют — это лишь некоторые из вещей, которые вам нужно проверить. Вы можете настроить звук, свет и сценарий на этапе репетиции. Но как только вы выходите в эфир, вы живы, и вы не можете начать снова.

Проведите репетицию полностью, проверьте все слайды, включите видео и отнеситесь к этому серьезно. Вы получите лучшие результаты и большую вовлеченность аудитории.

6) Максимизируйте возможности    

Работа с динамиками — это улица с двусторонним движением. Они хотят поделиться своими знаниями, идеями и опытом. И вам нужно все это, потому что это отличный контент для ваших посетителей. Но вместо того, чтобы просто попросить спикера выступить со своей сессией и уйти, есть и другие способы, которыми вы могли бы максимизировать эту возможность. В конце концов, много усилий было потрачено на то, чтобы все было на месте и работало правильно, так что пока не отпускайте их.

Например, их сессия закончилась, но вы можете немедленно задать им вопросы и ответы и использовать их позже в своей программе или в качестве контента по запросу через несколько месяцев после мероприятия.

Пока у вас есть динамик, максимально используйте их возможности. Это пойдет на пользу вам обоим. И это означает, что вы можете продолжать предоставлять актуальный и ценный контент своему сообществу в течение года.

Заключение — вы продюсер программы   

Эффективная работа со спикерами означает, что уровень вовлеченности ваших посетителей, вероятно, повысится. Это, в свою очередь, должно означать более сильную рентабельность инвестиций, и это будет хорошим результатом.

Чтобы правильно составить программу, требуются навыки и опыт. Вы будете четко осознавать, что слишком много контента может привести к тому, что ваши делегаты будут искать пути отхода от смены сеансов, обеда и перерывов для отдыха. Однако слишком мало контента, и вы рискуете, что они решат, что им недостаточно времени для участия.

Это прекрасный баланс, который вам нужно обеспечить, и именно здесь вам помогут хорошие дизайнерские навыки. Вот почему так важно, чтобы динамики воспроизводили именно то, что вам нужно. Направление ваших динамиков может сначала показаться неудобным, но это необходимо. Ведь вы не режиссируете мероприятие, а создаете виртуальную постановку. Поэтому вам нужно взять на себя управление как продюсеру, а не планировщику. Ряд спикеров будут рады, если вы их направите. Если вы оба четко общаетесь, вы будете на пути к созданию очень успешного виртуального мероприятия.